VIE INSTITUTIONNELLE
Initialement prévues en mars 2020, les élections pour le renouvellement intégral des représentants des personnels aux conseils centraux (CA-CFVU-CR) ont été repoussées, pour cause de situation sanitaire, au 15 octobre 2020. Les différents services concernés ainsi que les composantes ont été fortement mobilisés pour l’organisation de ces élections : 73 sièges à pourvoir, 9 bureaux de vote, 71 listes électorales, 120 listes d’émargement, 120 urnes, sans compter les milliers de bulletins et d’enveloppes…
Le scrutin s’est déroulé sans anicroche et les résultats ont été proclamés le 16 octobre 2020. Le nouveau conseil d’administration élu a procédé à la désignation des personnalités extérieures lors de sa séance du 16 novembre 2020 et à l’élection du Président de l’université lors de sa séance du 30 novembre 2020.
Par ailleurs, durant la crise sanitaire et les périodes de confinement, plusieurs élections dans les conseils des composantes n’ont pu être organisées en présentiel. L’université a ainsi eu recours au dispositif de vote électronique ouvert par le décret du 30 septembre 2020. Une décision cadre a été adoptée par le Président de l’université, après avis du comité technique et du comité électoral consultatif. La solution de vote électronique a été confiée à un prestataire après une procédure de mise en concurrence. Le scrutin a eu lieu les 13, 14 et 15 avril 2021. Outre la commission de la recherche (trois sièges vacants d’étudiant.e.s), sept composantes ont procédé au renouvellement de leur conseil, collèges des personnels et/ou des étudiant.e.s, soit environ 20 000 électeur.rice.s pour 105 sièges à pourvoir. Le scrutin s’est déroulé sans difficulté et les résultats ont été proclamés le 16 avril 2021. En comparaison des scrutins étudiants organisés antérieurement à l’urne , il a été constaté un doublement voire un triplement du taux de participation selon les composantes.
Suite à l’installation des conseils centraux et à l’élection du Président de l’université, il a été procédé, lors de la séance du conseil d’administration du 3 décembre 2020, à la désignation des vice-présidents, désignation complétée lors des séances suivantes. Il a également été nécessaire de désigner les différents représentants des personnels et des étudiants dans les autres instances de l’établissement. Ainsi, lors du conseil d’administration du 4 janvier 2021, la commission des moyens a été constituée. Puis, le conseil d’administration, réuni le 8 mars 2021, a poursuivi les désignations pour le conseil culturel, le conseil du service de santé universitaire, les commissions d’exonération (FSDIE et étudiant.e.s réfugié.e.s), la commission des relations internationales, la commission d’aide sociale et le comité électoral consultatif. La commission de la recherche et la commission de la formation et de la vie universitaire ont également procédé de la même manière pour les désignations qui les concernent.
La phase de transition entre les instances et les équipes présidentielles a ainsi été relativement courte. L’université a pu rapidement reprendre un fonctionnement collégial.
L’équipe présidentielle a proposé au CA du 7 juin que la présidence du Conseil Académique (CAC) soit dissociée de la présidence de l’université. Une présidente du CAC a ainsi été élue lors du CAC du 5 octobre 2021, sur proposition du président de l’université.
L’université a l’obligation de se mettre en conformité avec le règlement général sur la protection des données à caractère personnel (RGPD), règlement européen entré en vigueur en mai 2018. Pour ce faire, l’université a fait appel à un prestataire chargé de réaliser un audit. Le prestataire a travaillé environ trois mois sur l’audit. Il s’agissait pour lui de déterminer notre degré de conformité au RGPD. Six axes étaient concernés : gouvernance ; gestion de la collecte des traitements et de la conservation des données à caractère personnel ; gestion des droits des individu.e.s ; formation et sensibilisation ; légal et contractuel ; sécurité informatique.
Le cabinet Grant Thornton a donc étudié une quantité de documents transmis et également réalisé une série de 24 entretiens avec 78 personnes, à la fois dans les secteurs de la formation (responsables pédagogiques, scolarités), dans le secteur de la recherche ou encore de la gestion. Sur la base des documents et des entretiens, une série de recommandations et un plan d’actions ont été proposés par le prestataire.
Le marché conclu avec le cabinet Grant Thornton comprenait, en plus de cet audit, trois tranches optionnelles, qui ont été affermies pour la rentrée 2022 (réalisation d’actions de formation et de sensibilisation à destination de la communauté universitaire ; mise en conformité des traitements sensibles ; externalisation de la fonction de Délégué à la Protection de Données et mise en œuvre du plan d’action).
Afin de sécuriser juridiquement l’établissement, la DAJP (Direction des Affaires Juridiques et du Patrimoine) exerce un examen de légalité sur les actes signés par le Président de l’université (conventions, actes administratifs réglementaires, individuels, etc.) dans le cadre d’une procédure de visa. Au cours de l’année universitaire 2020-2021, plus de 1 300 avis ont été rendus, avec un délai de traitement de cinq jours ouvrés (moyenne). Par ailleurs, tous les actes signés font désormais l’objet d’une mise en ligne sur l’application « Editic », permettant une recherche facilitée des actes juridiques signés au sein de l’université.
Dans le but de simplifier les dépôts de demandes d’avis et d’assurer un meilleur suivi, une application a été développée en interne (« Visa DAJ »). Mise en service depuis le 4 octobre 2021, elle permet de déposer directement les demandes de visa, de suivre l’état d’avancement de l’instruction des demandes et d’obtenir de façon automatisée les avis positifs permettant la mise à la signature des actes.
Par ailleurs, dans un souci de simplification et d’accompagnement, des guides et des modèles d’actes juridiques ont été développés en association avec les services demandeurs. Cette boîte à outils est accessible sur l’espace « Affaires juridiques et institutionnelles » nouvellement créé sur l’Intranet de l’université (rubrique « Ressources »).
Dans le souci de simplifier la signature des documents, un système de parapheur électronique a été déployé au cours de l’année universitaire. Le parapheur électronique est un outil numérique qui permet de créer des circuits de signature avec visas intermédiaires et, au final, apposition d’une signature électronique. Il s’agit ici d’une véritable signature électronique au sens juridique du terme : certificat de signature électronique (CSE) conforme au référentiel général de sécurité (RGS). Cet outil permet, in fine, au président de l’université de signer électroniquement les documents. Il est également en cours de déploiement dans les services (marchés publics, ressources humaines, agence comptable et formation continue notamment) et fera l’objet, progressivement, d’une généralisation.