LE PILOTAGE
Dans le cadre du dialogue stratégique de gestion avec le Ministère (DSG), l’université a souhaité porter six projets : trois projets en lien avec nos unités de recherche et trois projets qualifiés de « hors recherche ». Concernant les projets recherche, deux portent sur des équipements de nos laboratoires et un sur la diffusion de la culture scientifique.
Concernant les projets qualifiés de « hors recherche », l’un concerne un dispositif de remédiation pour nos étudiant.e.s impacté.e.s par la crise sanitaire. Le second projet, déposé en partenariat avec l’université d’Orléans, doit permettre de simplifier les actes administratifs de l’établissement en dématérialisant un certain nombre de processus, tels que la gestion des missions des personnels ou encore l’émargement à l’entrée des salles d’examens. Enfin, le troisième projet porte sur la mise en œuvre d’un système d’information décisionnel qui permettra le partage de données avec l’ensemble de la communauté universitaire.
Ces six projets ont retenu l’attention de la Direction Générale de l’Enseignement et de l’Insertion Professionnelle (DGESIP) et du ministère et ont tous fait l’objet d’un financement pour un montant total de 670 K€.
Il est à noter que les trois projets déposés dans le cadre du DSG 2020 avaient également obtenu un financement pour leur mise en œuvre à hauteur de 150 K€. Les projets financés concernaient le "Collegium santé" sur la mise en ligne de formations, le déploiement de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) au sein de notre établissement et le déploiement d’une application d’urbanisation du système d’information développé par l’AMUE (SINAPS).
Depuis trois ans, l'université a mis en place un dialogue de gestion interne avec toutes les composantes de l'université. Ce dialogue interne permet de fournir des repères pour mener un dialogue de gestion de qualité entre la Présidence, les directions, les services et les composantes de l'établissement. Les différents outils mis en place sont la lettre d'orientation budgétaire (LOB) pour préparer le débat d'orientation budgétaire (DOB), des fiches de caractérisation des composantes concernant tous les domaines d'activités de l'établissement (formation, recherche, personnels, patrimoine…) ainsi que des auditions des composantes et services. Ce dialogue facilite l’atteinte des objectifs fixés avec les directions, services et composantes. Il permet aussi de construire des bilans et des outils efficaces.
Des feuilles de route des directions et services permettant de présenter leurs dossiers actuels et futurs ont été mises en place en octobre 2020. L’objectif est d’articuler les projets des directions avec les priorités de l’établissement.
Depuis 2019, l’université a décidé de mettre en œuvre la méthodologie de gestion de projets au sein de l’établissement. Cette nouvelle méthode de travail, uniformisée pour l’ensemble de l’établissement, permet aussi bien à la gouvernance de pouvoir suivre plus facilement les avancées des projets, comme de faciliter le travail des responsables. Le deuxième enjeu consiste à s’appuyer sur le déploiement de la méthodologie de gestion de projets pour mettre en place de nouvelles méthodes de travail basées sur la dynamique d’équipe et la créativité des agents. Des formations à la gestion de projet ont été organisées, en collaboration avec la DRH (Direction des Ressources Humaines) et le SOP (Service de l’Organisation et du Pilotage). En parallèle, l’université s’est dotée d’un nouvel outil informatique de gestion de projets appelé GEPETO.
Face à l’évolution du volume de données, au besoin de mise en qualité, l’établissement a retenu la solution SINAPS proposée par l’Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements (AMUE). Cette solution assure la qualité, la cohérence et la bonne circulation des données à tout instant et pour tous les usager.e.s qui accèdent au système d’information de l’établissement, facilitant ainsi la coordination du travail des différents services. SINAPS permet de constituer un socle de données préalable à l’élaboration d’indicateurs transversaux du pilotage basé sur des référentiels communs. En 2021, l’équipe projet constituée de la DRH, de la DiFOR, de la DRV, de la DRI et du SOP a travaillé sur le lot 1 qui concerne les structures dans les applications Apogée (formation) et Siham (ressources humaines). En 2022, sera réalisé le travail sur le lot 2 qui concerne les personnes (personnels, apprenant.e.s, hébergé.e.s, extérieur.e.s).